Organização e gestão de tempo em clínicas odontológicas

As atividades diárias de um dentista, dono da sua própria clínica, não giram em torno apenas dos atendimentos e procedimentos realizados. Também existem questões burocráticas e até mesmo organizacionais envolvidas.

A pergunta que fica, portanto, é: como lidar com toda a demanda e organizar o tempo desse profissional no dia a dia?

A resposta para essa pergunta está na utilização das ferramentas certas. Mas isso só funciona de verdade se a organização e o planejamento do dia a dia fizerem parte da cultura da sua clínica de odontologia.

Para que você, dentista, saiba quais ferramentas utilizar e como aplicar cada uma delas na sua rotina, criamos este artigo que irá falar sobre:

Organização e planejamento nos atendimentos com a agenda

A agenda de uma clínica é o centro de todos os processos que acontecem no dia a dia. Ter organização com essa ferramenta é o primeiro passo para ter uma gestão de tempo realmente efetiva.

Para fazer isso acontecer é preciso atualizar constantemente a agenda, confirmando consultas de acordo com o pedido do paciente. É importante que essa tarefa seja feita com regularidade, para que sua equipe saiba o número de atendimentos que serão realizados por dia, semana e mês.

A secretária e o dentista devem acompanhar o movimento da agenda, para saber qual momento do dia será mais movimentado e quais horários estarão vagos. Assim, será possível organizar tarefas burocráticas e realizar reuniões.

Por isso é importante que, ao fim do dia, a equipe se reúna e verifique os agendamentos confirmados. Assim todos saberão como será o dia seguinte e poderão planejar suas tarefas.

Essas são duas etapas muito importantes da gestão de tempo. Feita essa análise, o dentista saberá a que horas ele deve chegar na clínica para o primeiro atendimento, e até que horas ele ficará trabalhando naquele dia.

Ferramentas para ganhar tempo na sua clínica

Uma gestão de tempo eficiente também busca maneiras de diminuir o tempo hábil de realização das tarefas. E a melhor maneira de fazer isso é contando com as ferramentas certas.

Agenda online: com ela fica mais fácil visualizar os agendamentos e verificar quais pacientes confirmaram sua presença na consulta.

Com a agenda online do Dental Office é possível verificar o status do atendimento diretamente na agenda, assim, toda a equipe de atendimento saberá se o paciente:

  • Faltou;
  • Pré-agendou;
  • Confirmou a consulta;
  • Cancelou a consulta
  • Se está em consulta.

Prescrição digital: ficar escrevendo a prescrição à mão toma muito tempo do dentista. A melhor maneira de tornar essa tarefa mais fácil é contando com a prescrição médica digital.

Assim, basta completar as informações que já estão pré dispostas no formulário da prescrição. Isso faz o dentista ganhar tempo durante a consulta.

Prontuário eletrônico: quando o paciente vai ser atendido, é preciso verificar o prontuário dele. Caso sua clínica ainda mantenha essas informações no papel, o ganho de tempo fica de lado.

Primeiro, sua equipe perde muito tempo para encontrar a pasta com as informações do paciente, e a visualização do caso se torna mais lenta, já que o histórico está disposto em uma série de páginas.

Já com a versão eletrônica da ferramenta, o médico verifica as informações facilmente, acessando o prontuário em poucos cliques.

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Gestão de tempo: como fazer isso ser parte da cultura da sua clínica

Por fim, é preciso falar sobre como tornar a gestão de tempo parte da cultura da sua clínica. E o passo a passo para isso é o seguinte:

  1. Crie uma rotina de organização: estipule um horário para confirmar as consultas necessárias e também para a verificação da agenda no fim do dia.
  2. Treine sua equipe para seguir o planejamento estipulado das tarefas.
  3. Conte com ferramentas de organização de tarefas, como o Trello ou o Pipefy.
  4. Procure por um sistema de gestão que unifique todas as ferramentas que sua clínica precisa para centralizar tarefas e ganhar tempo!